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簡報專家和業務必備!除了投影筆之外,你還需要這3樣東西

圖1:業務時常需要外出簡報,這時候投影筆就不能少!(Unsplash)

       做出一份完美的簡報不會太困難,但要進行一場完美的簡報內容卻需要一定的技巧,除了那些我們常會看見的簡報技巧之外,在簡報過程中若能夠添加幾樣東西,絕對能夠為整個簡報演說變得更加生動,以下你一定要知道的簡報小物不可錯過,吸引聽眾的目光靠這些就對了!

簡報時要如何避免錯誤?

  1. 簡報時要投入適當的感情
    你絕對聽過、看過一種簡報演說,就是只會照著簡報上的文字內容唸,完全沒有任何情緒及感情,只是單方面的把文字唸出來。這樣的簡報方式可以說是非常的不專業,適時地投入一點感情,也能讓聽眾感受到簡報時的熱情也較好抓住聽眾的注意力。
  2. 避免太多專業術語
    除非簡報時的聽眾都是相關領域的專業人士,若不是的話盡量在進行簡報時,減少專業術語的次數,聽眾聽不懂專業術語,這樣聽久了也會對簡報內容沒有興趣,較沒辦法聽取簡報的核心重點,也浪費了簡報的所要傳達的精神。
  3. 過長時間的演說
    一般來說最好的演說時間控制在15~18分種會是最好的,這時候會是大腦最佳專注的時間,若開始超過時間往上延長的話,大腦就會開始出現渙散無法專注的情況,因此簡報可以控制在這個時間會是最好的。
  4. 投影片簡潔有力
    製作簡報時可以盡量使用圖示及少量文字的方式來傳達精神,若大量投放文字會讓簡報看起來很雜,聽眾也很難抓到簡報所要傳達出來的重點。

投影筆可以為簡報演說加分!

圖2:簡報投影筆可以為簡報者的演說加上不少分數 (歐珍妮雅)

       雷射投影筆可以讓一場演說變得更精闢,演說者也會表現得更從容,現今的簡報筆已單單不只有雷射功能,都已加入了很多不同的功能,像是有滑鼠功能、簡報遙控器、USB隨身碟功能等等,多功能的雷射簡報筆不只能夠讓你在簡報演說時更加順暢,還能夠讓聽眾更加專注你要傳達的東西。

3個小技巧幫助簡報更加生動!

圖3:除了簡報遙控器外,簡報中的統計與資訊圖表也很重要 (Unsplash)

除了配件之外,也可以善用一些小技巧來幫助簡報更加生動、清晰。

  1. 善用統計圖
    一般的圖示之外,設計一個設計圖可以讓你要表示的數據內容更加清晰,也可以清楚讓聽眾知道數據所要傳達的資訊。
  2. 善用資訊圖表
    資詢圖表有點像取代文字的表達,直接用圖表來展現出來,加上演說者的講解會更加讓聽眾了解內容。
  3. 善用圖表範本
    老闆突然說隔天要報告,無法立即做出一個完美簡報該怎麼辦?可以使用線上的圖表範本,都有提供職場工作專業的統計圖表,讓你能夠快速生出開會報告需要的簡報圖表。

       以上就是這次的介紹,對於簡報是不是較不會感到恐懼了呢?只要善用這些小配備就能夠呈現畫龍點睛的效果,想要完成一場完美的簡報演說其實並不困難,只要掌握好你想要表達的東西,那就會是一場成功的簡報演說,切記過於冗長的簡報時間,掌握這些技巧一定就會成功!

參考資料:

  1. 《展演簡報 一定要知道的5個好幫手》,今周刊
  2. 《人人都會犯的五種簡報錯誤》,哈佛商業評論
  3. 《上班族、學生必看:10個做簡報必備的線上免費資源》,The News Lens 關鍵評論

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